نخبگان برای حضور در این همایش می‌توانند از طريق سامانه ثبت نام  كه در دو مرحله انجام می‌ شود، به تكميل فرم مخصوص شركت در همايش اقدام کنند. متقاضيان در مرحله اول به ثبت اطلاعات اولیه و اعلام آمادگی برای حضور در همايش اقدام و در مرحله دوم که یک ماه پس از آغاز ثبت نام اوليه است، اقدام به تكميل فرم ثبت نام نهايی که شامل اسكان، بازديد‌ها و پرداخت وجه می‌شوند خواهند کرد.

اين همايش سه روزه شامل ديدار با مسئولان دولتی، بازديد‌های علمی و فرهنگی و مجموعه‌ای از نشست‌ها و سخنرانی‌‌های تخصصی است.

امكان حضور مخترعان سطح 3 بنياد ملی نخبگان در این همايش مقدور نيست و مخترعان می‌‌توانند در جشنواره بين المللی نوآوری و شكوفايی كه هر ساله در بهمن ماه برگزار می‌شود، شركت کنند.

هزينه شركت در همايش برای هر فرد شامل هزينه ثبت نام 10 هزارتومان، هزينه اسكان 10 هزارتومان برای هرشب، جهت اسكان مدعوين شهرستانی و هزينه شركت در بخش بازديد 10 هزار تومان تعیین شده که اين مبلغ در مرحله نهايی فراخوان ثبت نام قابل پرداخت است.

مهلت ثبت نام اوليه در هفتمين همايش ملی نخبگان جوان تا 15مردادماه تمديد شد.